So schreiben Recruiter schneller wärmere Nachrichten an Kandidaten

Recruiting lebt von hohen Stückzahlen. Eine einzige offene Stelle kann Dutzende Kontaktaufnahmen bedeuten, eine Einstellungsphase sogar Hunderte. Kandidaten erkennen innerhalb eines Satzes, ob eine Nachricht für sie geschrieben oder aus einer Vorlage übernommen wurde. Dieser erste Eindruck beeinflusst die Rücklaufquote genauso stark wie die Stelle selbst.

Kontaktaufnahme personalisieren, ohne jedes Mal von vorn zu beginnen

Der persönliche Teil einer Kontaktaufnahme ist normalerweise kurz: ein konkretes Detail aus dem Hintergrund des Kandidaten oder ein Projekt, an dem er gearbeitet hat. Der übrige Nachrichtentext, die Stellenzusammenfassung und die Bitte können gleich bleiben. Wenn Sie das konkrete Detail eintippen und von einem Umschreibewerkzeug passend in die Nachricht einfügen lassen, geht das schneller, als jedes Mal den gesamten Text von Hand zu schreiben.

Vorher: “Hallo, ich bin auf Ihr Profil gestoßen und glaube, dass Sie gut zu einer offenen Stelle bei uns passen könnten. Geben Sie mir Bescheid, falls Sie interessiert sind.”

Nachher: “Hallo Priya, Ihre Arbeit an der Neugestaltung des Bezahlvorgangs in Ihrer letzten Position hat meine Aufmerksamkeit geweckt. Wir suchen für ein ähnliches Problem eine Senior Produktdesignerin. Ich erzähle Ihnen gern mehr, wenn Sie offen für ein kurzes Gespräch sind.”

Wenn Sie einen kurzen Entwurf im Modus Freundlich umschreiben, wirkt er meist wärmer, ohne länger zu werden. Das ist wichtig, wenn Kandidaten Kontaktaufnahmen schnell überfliegen.

Bei Absagen erinnern sich Kandidaten an das Unternehmen

Eine schlecht formulierte Absage gehört zu den häufigsten Beschwerden von Kandidaten über den Einstellungsprozess, selbst wenn das Ergebnis erwartet wurde. Kurz zu sein ist in Ordnung; Kälte bleibt in Erinnerung. Eine kurze, konkrete Absage liest sich besser als eine lange, allgemeine.

Vorher: “Nach sorgfältiger Prüfung haben wir uns entschieden, mit anderen Kandidaten fortzufahren, deren Qualifikationen unseren derzeitigen Anforderungen zu diesem Zeitpunkt besser entsprechen.”

Nachher: “Wir haben uns für eine andere Person für diese Stelle entschieden. Ihre Erfahrung mit der Plattformmigration war wirklich beeindruckend. Wir würden Sie gern für künftige Stellen im Blick behalten.”

Modus Professionell kann hier helfen, den passenden Ton zu halten, ohne in jene vage Unternehmenssprache abzurutschen, durch die Absagen unpersönlich wirken.

Ihre Kontaktvorlage als eigenen Schreibmodus speichern

Die meisten Recruiter haben bereits eine funktionierende Nachrichtenstruktur: ein konkretes Detail zum Einstieg, eine kurze Vorstellung der Stelle und eine unverbindliche Handlungsaufforderung. Statt diese Struktur für jeden Kandidaten neu zu formulieren, kann ein eigener Schreibmodus sie als wiederverwendbare Anweisung speichern. Sie geben den Namen des Kandidaten und ein konkretes Detail ein, wenden den Modus an, und die Nachricht kommt in Ihrer Standardstruktur zurück. Das ist bei einer Kontaktaufnahme in großem Umfang nützlich, bei der sowohl Einheitlichkeit als auch Geschwindigkeit zählen. Der kostenlose Tarif unterstützt gleichzeitig bis zu fünf aktive eigene Modi.

Kurze Checkliste vor dem Senden einer Kontaktaufnahme

• Nennt die Nachricht etwas Konkretes zu diesem Kandidaten?
• Ist die Bitte klar, ohne unter einer Unternehmensbeschreibung begraben zu werden?
• Klingt die Nachricht bei einer Absage so, als hätte sie ein Mensch geschrieben?
• Würden Sie sich wohlfühlen, wenn der Kandidat diese Nachricht öffentlich teilt?

QKeyboard funktioniert als Tastatur direkt auf dem iPhone in LinkedIn, E-Mail und Ihren ATS-Nachrichtenwerkzeugen. So können Sie eine Kontaktaufnahme an Ort und Stelle umschreiben, ohne Text an anderer Stelle einzufügen. Unter Preise finden Sie die Unterschiede zwischen dem kostenlosen Tarif und den Limits von QKeyboard Pro.