भर्तीकर्ता तेज़ी से और गर्मजोशी भरे उम्मीदवार संदेश कैसे लिखें

भर्ती का काम बड़ी संख्या पर चलता है। एक खुली भूमिका के लिए दर्जनों संपर्क संदेश भेजने पड़ सकते हैं और भर्ती के मौसम में यह संख्या सैकड़ों तक पहुँच सकती है। उम्मीदवार एक ही वाक्य में समझ जाते हैं कि संदेश उनके लिए लिखा गया है या टेम्पलेट से उठाया गया है, और यह पहली छाप भूमिका जितनी ही प्रतिक्रिया दर को प्रभावित करती है।

हर बार शुरू से लिखे बिना संपर्क को व्यक्तिगत बनाना

संपर्क संदेश का जो हिस्सा व्यक्तिगत होना चाहिए, वह आम तौर पर छोटा होता है: उम्मीदवार की पृष्ठभूमि या उसके किए किसी प्रोजेक्ट की खास बात। बाकी संदेश, भूमिका का सार और अनुरोध, एक जैसा रह सकता है। खास बात टाइप करके री-राइट टूल से उसे संदेश में सहजता से पिरोना हर बार पूरा संदेश हाथ से लिखने से तेज़ है।

पहले: “नमस्ते, आपकी प्रोफ़ाइल देखी और लगता है कि हमारे पास मौजूद भूमिका आपके लिए अच्छी हो सकती है। रुचि हो तो बताएं।”

बाद में: “नमस्ते प्रिया, आपकी पिछली भूमिका में चेकआउट को फिर से डिज़ाइन करने का काम देखकर मेरा ध्यान गया। हम इसी तरह की समस्या के लिए एक वरिष्ठ प्रोडक्ट डिज़ाइनर रख रहे हैं। अगर आप थोड़ी बातचीत के लिए तैयार हों, तो मैं आपको और बताना चाहूँगा।”

छोटे मसौदे को मित्रवत मोड में दोबारा लिखने से संदेश लंबा किए बिना उसमें गर्मजोशी आती है। यह तब खास मायने रखता है जब उम्मीदवार संपर्क संदेशों को जल्दी-जल्दी पढ़ रहे हों।

उम्मीदवार कंपनी को अस्वीकृति ईमेल से याद रखते हैं

भर्ती का नतीजा अपेक्षित होने पर भी खराब लिखा हुआ अस्वीकृति संदेश उम्मीदवारों की सबसे आम शिकायतों में से एक है। संक्षिप्त होना ठीक है; ठंडा लगना याद रह जाता है। छोटा और खास अस्वीकृति संदेश लंबे और सामान्य संदेश से बेहतर पढ़ता है।

पहले: “सावधानीपूर्वक विचार करने के बाद हमने ऐसे अन्य उम्मीदवारों के साथ आगे बढ़ने का निर्णय लिया है जिनकी योग्यताएँ इस समय हमारी मौजूदा ज़रूरतों से अधिक मेल खाती हैं।”

बाद में: “हमने इस भूमिका के लिए किसी दूसरे उम्मीदवार के साथ आगे बढ़ने का फैसला किया है। प्लेटफ़ॉर्म माइग्रेशन का आपका अनुभव सचमुच प्रभावशाली था और हम भविष्य की भूमिकाओं के लिए आपको ध्यान में रखना चाहेंगे।”

प्रोफ़ेशनल मोड यहाँ लहजा उचित रखने में मदद कर सकता है, ताकि संदेश उस अस्पष्ट कॉर्पोरेट भाषा में न बदल जाए जो अस्वीकृति को व्यक्तिगत नहीं रहने देती।

अपने संपर्क टेम्पलेट को कस्टम मोड के रूप में सहेजें

ज़्यादातर भर्तीकर्ताओं के पास पहले से एक काम करने वाला ढाँचा होता है: शुरुआत में कोई खास बात, भूमिका का छोटा परिचय और बिना दबाव वाला अगला कदम। हर उम्मीदवार के लिए उस ढाँचे को फिर से लिखने के बजाय एक कस्टम लेखन मोड उसे दोबारा इस्तेमाल किए जा सकने वाले निर्देश के रूप में सँभाल सकता है। उम्मीदवार का नाम और एक खास बात टाइप करें, मोड लगाएँ और संदेश आपके मानक ढाँचे में वापस आएगा। बड़े पैमाने के संपर्क में यह उपयोगी है, जहाँ निरंतरता और रफ़्तार दोनों ज़रूरी हैं। मुफ़्त प्लान एक बार में 5 सक्रिय कस्टम मोड तक रखता है।

संपर्क संदेश भेजने से पहले छोटी जाँच-सूची

• क्या संदेश इस उम्मीदवार के बारे में कोई खास बात बताता है?
• क्या कंपनी का विवरण उसे दबाए बिना अनुरोध स्पष्ट है?
• अगर यह अस्वीकृति है, तो क्या यह किसी व्यक्ति द्वारा लिखा हुआ लगता है?
• अगर उम्मीदवार इसे सार्वजनिक रूप से साझा करे, तो क्या आप सहज रहेंगे?

QKeyboard iPhone पर LinkedIn, ईमेल और आपके ATS संदेश टूल्स के अंदर कीबोर्ड की तरह सीधे काम करता है। इसलिए टेक्स्ट को कहीं और कॉपी किए बिना संपर्क संदेश वहीं दोबारा लिखा जा सकता है। मुफ़्त और QKeyboard Pro की सीमाओं के लिए प्राइसिंग देखें।