วิธีเรียบเรียงประโยคใหม่: 7 วิธีทำให้งานเขียนชัดเจนขึ้น

การเรียบเรียงประโยคใหม่ไม่ได้หมายถึงการหาคำพ้องความหมายเพียงอย่างเดียว ประโยคอาจอ่านยากเพราะซ่อนกริยาหลักไว้ ประธานไม่ชัดเจน หรือยัดหลายความคิดไว้ด้วยกันมากเกินไป การเรียบเรียงที่ดีจะรักษาความหมายเดิมไว้ แต่เปลี่ยนเส้นทางที่ผู้อ่านใช้ทำความเข้าใจ

ใช้ 7 เทคนิคต่อไปนี้เมื่อประโยครู้สึกติดขัด คลุมเครือ หรือซับซ้อนเกินกว่าความคิดที่ต้องการสื่อ

1. เปลี่ยนกริยาที่ไม่หนักแน่น

วลีอย่าง “ทำการตัดสินใจ” “ให้คำอธิบาย” และ “ให้การพิจารณา” มักซ่อนกริยาที่สั้นและตรงกว่านั้นไว้

ก่อน: “เราจำเป็นต้องทำการตัดสินใจเรื่องวันเปิดตัว”

หลัง: “เราจำเป็นต้องตัดสินใจเรื่องวันเปิดตัว”

กริยาที่หนักแน่นทำให้ประโยคสั้นลง และมักทำให้ฟังดูมั่นใจขึ้นโดยไม่เปลี่ยนน้ำเสียง

2. ตัดคำฟุ่มเฟือย

วลีอย่าง “ฉันแค่อยากจะ” “เพื่อที่จะ” และ “ณ เวลานี้” เป็นจุดที่เริ่มตัดได้ง่าย เก็บคำที่ช่วยให้สุภาพไว้เมื่อความสัมพันธ์ต้องการ แต่อย่าปล่อยให้คำฟุ่มเฟือยบดบังคำขอ

ก่อน: “ฉันแค่อยากจะถามว่าคุณพอจะช่วยดูให้หน่อยได้ไหม”

หลัง: “ช่วยดูให้หน่อยได้ไหม”

3. วางประธานและการกระทำไว้ก่อน

การขึ้นต้นแบบถูกกระทำหรืออ้อมค้อมอาจทำให้ผู้อ่านต้องรอข้อมูลสำคัญ ลองขยับคนหรือสิ่งที่เป็นผู้ลงมือทำเข้ามาใกล้ต้นประโยค

ก่อน: “กำหนดการใหม่จะถูกส่งโดยทีมในวันพรุ่งนี้”

หลัง: “ทีมจะส่งกำหนดการใหม่ให้ในวันพรุ่งนี้”

4. ทำให้สิ่งที่อ้างถึงชัดเจน

คำอย่าง “มัน” “เรื่องนี้” และ “สิ่งนั้น” อาจทำให้เข้าใจผิดได้ง่ายเมื่อข้อความมีหลายหัวข้อ ระบุชื่อเอกสาร การตัดสินใจ หรือขั้นตอนถัดไปให้ชัดเจน

ก่อน: “ส่งให้ฉันก่อนพักกลางวันได้ไหม”

หลัง: “ส่งประมาณการฉบับแก้ไขให้ฉันก่อนพักกลางวันได้ไหม”

5. แยกสองแนวคิดออกจากกัน

ถ้าประโยคมีทั้งคำขอ เหตุผล และกำหนดส่ง ก็อาจกำลังทำงานหนักเกินไป แยกประโยคเมื่อแต่ละส่วนควรได้รับการเน้นเป็นของตัวเอง

ก่อน: “ช่วยตรวจร่างวันนี้ด้วย เพราะลูกค้าต้องการคำตอบในวันพรุ่งนี้”

หลัง: “ช่วยตรวจร่างวันนี้ด้วย ลูกค้าต้องการคำตอบในวันพรุ่งนี้”

6. ปรับน้ำเสียงให้เหมาะกับความสัมพันธ์

ประโยคที่ชัดเจนอาจตรงเกินไปหรือเป็นทางการเกินไปสำหรับสถานการณ์นั้นได้ ลองตัดสินใจว่าผู้อ่านต้องการความตรงไปตรงมา ความอบอุ่น หรือโครงสร้างแบบมืออาชีพมากกว่ากัน โหมดตรงไปตรงมา และ โหมดเป็นกันเอง ของ QKeyboard เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการปรับแบบนี้

7. อ่านประโยคออกเสียง

การอ่านออกเสียงช่วยให้เห็นคำซ้ำ การวกวนที่ยืดยาว และวลีที่คุณไม่มีทางพูดจริง หากเริ่มหายใจไม่ทันหรือหลุดจากประเด็น ให้ลองใช้โครงสร้างที่สั้นลง โหมดกระชับ ช่วยเสนอร่างที่สั้นลงได้ แต่สุดท้ายควรใช้ความรู้สึกของคุณเป็นคนตัดสิน

เช็กลิสต์ง่าย ๆ สำหรับการเรียบเรียงใหม่

• มองเห็นการกระทำหลักได้ง่ายหรือไม่
• ผู้อ่านรู้หรือไม่ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ
• คำนามและสิ่งที่อ้างถึงมีความเฉพาะเจาะจงพอหรือไม่
• ตัดคำฟุ่มเฟือยคำไหนได้บ้างโดยไม่ทำให้ความอบอุ่นหายไป
• ประโยคฟังดูเหมือนคนเขียนจริง ๆ หรือไม่

เมื่ออยากได้ความช่วยเหลือกับประโยคที่แก้ยาก ให้เลือกเฉพาะประโยคนั้นแล้วขอให้เขียนใหม่ให้ชัดเจนขึ้น การตรวจการเปลี่ยนแปลงทีละจุดทำได้ง่ายกว่าการยอมให้เขียนย่อหน้าที่คุณชอบอยู่แล้วใหม่ทั้งหมด