เทมเพลตอีเมลติดตามงานอย่างสุภาพสำหรับการทำงาน
ใช้เทมเพลตอีเมลติดตามงานอย่างสุภาพเหล่านี้หลังไม่ได้รับคำตอบ หลังประชุม หลังสัมภาษณ์งาน หลังส่งข้อเสนอ หรือหลังส่งใบแจ้งหนี้ ใช้ถ้อยคำชัดเจนโดยไม่ฟังดูเร่งรัดเกินไป
อีเมลติดตามงานมีหน้าที่เรียบง่าย นั่นคือดึงบทสนทนากลับมาให้เห็นอีกครั้งและทำให้ขั้นตอนถัดไปทำได้ง่าย อีเมลติดตามงานที่ดีที่สุดสุภาพเพราะเคารพเวลาของอีกฝ่าย แต่ก็เจาะจงมากพอให้ผู้รับรู้ว่าคุณต้องการอะไรอย่างชัดเจน
ใช้เทมเพลตด้านล่างเป็นจุดเริ่มต้น แทนข้อความในวงเล็บด้วยบริบทจริง แล้วตัดประโยคที่ไม่ได้ช่วยให้ผู้อ่านตอบกลับออก
โครงสร้างง่าย ๆ ของอีเมลติดตามงาน
- เตือนผู้อ่านว่าคุณกำลังติดตามเรื่องใด
- ระบุการตัดสินใจ รายละเอียด หรือการดำเนินการที่คุณต้องการ
- ให้กำหนดเวลาที่เป็นประโยชน์หรือขั้นตอนถัดไปที่ทำได้ง่าย
- ปิดท้ายด้วยคำขอบคุณสั้น ๆ ที่ฟังเป็นธรรมชาติ
หลีกเลี่ยงการขอโทษที่ติดตามงาน เว้นแต่คุณเป็นต้นเหตุให้เกิดความไม่สะดวกจริง ๆ คำว่า “ขอเช็กความคืบหน้า” ฟังเป็นมิตร แต่มีประโยชน์น้อยกว่าการระบุสิ่งที่คุณกำลังตรวจสอบให้ชัดเจน
1. ติดตามงานหลังไม่ได้รับคำตอบ
สวัสดี [ชื่อ] ฉันขอติดตามเรื่อง [เอกสาร/คำขอ] ที่ส่งไปเมื่อ [วัน] ไม่ทราบว่าช่วยแจ้งได้ไหมว่า [คำถามที่เจาะจง] ภายใน [วันที่] หากต้องการให้ส่งอะไรอีกครั้ง ฉันยินดีจัดส่งให้ ขอบคุณ [ชื่อของคุณ]
เวอร์ชันนี้ตรงประเด็นโดยไม่สื่อว่าผู้รับทำอะไรผิด และยังให้ช่องทางตอบกลับที่ชัดเจนด้วย
2. ติดตามงานหลังประชุม
สวัสดี [ชื่อ] ขอบคุณที่พูดคุยเรื่อง [หัวข้อ] กันในวันนี้ ฉันขอติดตามเรื่องการตัดสินใจเกี่ยวกับ [รายการ] จากที่ฉันเข้าใจคือ [การตัดสินใจ] ช่วยยืนยันภายใน [วันที่] ได้ไหม เมื่อยืนยันแล้วฉันจะจัดการ [ขั้นตอนถัดไป]
อีเมลติดตามหลังประชุมจะมีประสิทธิภาพที่สุดเมื่อบันทึกการตัดสินใจไว้ แทนที่จะทบทวนบทสนทนาทั้งหมดซ้ำอีกครั้ง
3. ติดตามข้อเสนอ
สวัสดี [ชื่อ] ฉันต้องการสอบถามว่าคุณมีคำถามเกี่ยวกับ [ข้อเสนอ/โครงการ] หรือไม่ หากขอบเขตงานยังเหมาะสม เราสามารถเริ่มได้ใน [วันที่] สะดวกพูดคุยสั้น ๆ กันในสัปดาห์นี้ไหม
เสนอขั้นตอนถัดไปที่ทำได้ง่ายเพียงหนึ่งอย่าง คำถามที่เจาะจงตอบได้ง่ายกว่าการขอความเห็นแบบกว้าง ๆ
4. ติดตามงานหลังสัมภาษณ์
สวัสดี [ชื่อ] ขอบคุณอีกครั้งที่สละเวลาพูดคุยกับฉันเรื่อง [ตำแหน่ง] ฉันยินดีที่ได้เรียนรู้เกี่ยวกับ [รายละเอียดที่เจาะจง] การพูดคุยครั้งนี้ยิ่งทำให้ฉันสนใจตำแหน่งนี้ โดยเฉพาะโอกาสที่จะได้ [ผลงานที่เกี่ยวข้อง] หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมจากฉัน โปรดแจ้งได้เลย
5. ติดตามใบแจ้งหนี้
สวัสดี [ชื่อ] ฉันขอติดตามใบแจ้งหนี้ [หมายเลข] สำหรับ [โครงการ] ซึ่งครบกำหนดชำระเมื่อ [วันที่] ช่วยยืนยันสถานะการชำระเงิน หรือแจ้งให้ฉันทราบหากต้องการให้ส่งใบแจ้งหนี้อีกครั้งได้ไหม ขอบคุณ
การติดตามการชำระเงินควรยึดข้อเท็จจริง หมายเลขใบแจ้งหนี้ โครงการ และวันครบกำหนดจะช่วยให้ผู้รับตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว
ทำให้อีเมลติดตามงานฟังดูสุภาพได้อย่างไร
- ใช้ชื่อผู้รับและหัวข้อที่เจาะจง
- ถามคำถามหลักเพียงหนึ่งข้อ แทนการลิสต์ทุกข้อกังวล
- เสนอทางเลือกที่ทำได้ง่าย หากช่วงเวลาเดิมไม่สะดวกแล้ว
- รักษาน้ำเสียงให้อบอุ่น แต่อย่าซ่อนคำขอไว้ท่ามกลางคำขอโทษมากมาย
หากคุณมีร่างคร่าว ๆ โหมดเป็นทางการ ของ QKeyboard ช่วยขัดเกลาโครงสร้างได้ ส่วน โหมดเป็นกันเอง ช่วยลดความแข็งของข้อความที่ฟังดูห้วนเกินไปได้ ตรวจสอบถ้อยคำสุดท้ายให้สอดคล้องกับความสัมพันธ์และบริบทจริงเสมอ
ควรส่งอีเมลติดตามงานครั้งที่สองเมื่อไร
ไม่มีช่วงเวลาที่ใช้ได้กับทุกกรณี ให้พิจารณาความเร่งด่วน ระยะเวลาตอบกลับตามปกติของผู้รับ และคุณได้ให้ข้อมูลทุกอย่างที่จำเป็นต่อการดำเนินการแล้วหรือยัง หากคำขอนั้นกำลังทำให้กำหนดเวลาล่าช้า ให้บอกเรื่องนี้อย่างชัดเจน หากไม่เร่งด่วน ให้รอนานขึ้นและเขียนอีเมลครั้งที่สองให้สั้นลง
เขียนให้ดีขึ้น ตรงที่คุณพิมพ์อยู่
QKeyboard เริ่มใช้ได้ฟรี เขียนใหม่ แก้ไวยากรณ์ และปรับโทนได้โดยไม่ต้องออกจากแอป
ดาวน์โหลด QKeyboard ฟรี