Cách nhà tuyển dụng viết tin nhắn cho ứng viên nhanh hơn và ấm hơn

Tuyển dụng chạy bằng số lượng. Một vị trí đang mở có thể kéo theo hàng chục tin nhắn tiếp cận, và một mùa tuyển có thể là hàng trăm. Ứng viên nhận ra chỉ trong một câu rằng tin nhắn được viết riêng cho họ hay lấy từ khuôn có sẵn, và ấn tượng đầu tiên đó ảnh hưởng tới tỷ lệ hồi âm chẳng kém gì chính vị trí công việc.

Cá nhân hóa mà không phải viết lại từ đầu mỗi lần

Phần cần cá nhân trong một tin nhắn tiếp cận thường rất ngắn: một chi tiết cụ thể trong hồ sơ ứng viên hoặc một dự án họ từng làm. Phần còn lại — mô tả vị trí và lời đề nghị — có thể giữ nguyên. Gõ ra chi tiết cụ thể rồi để công cụ viết lại nắn nó vào tin nhắn thì nhanh hơn viết tay cả tin nhắn mỗi lần.

Trước: “Chào bạn, mình tình cờ thấy hồ sơ của bạn và nghĩ bạn có thể hợp với một vị trí bên mình đang mở, bạn quan tâm thì báo mình nhé.”

Sau: “Chào Priya, phần bạn dẫn dắt việc thiết kế lại luồng thanh toán ở công ty cũ khiến mình rất chú ý. Bên mình đang tuyển senior product designer cho một bài toán tương tự, mình rất muốn chia sẻ thêm nếu bạn sẵn sàng trò chuyện ngắn.”

Viết lại một bản nháp ngắn bằng chế độ Thân thiện thường thêm được sự ấm áp mà không làm tin nhắn dài ra — điều này quan trọng khi ứng viên chỉ lướt nhanh qua các tin tiếp cận.

Thư từ chối là nơi ứng viên nhớ về công ty

Một thư từ chối viết dở là một trong những điều ứng viên hay phàn nàn nhất về quy trình tuyển dụng, ngay cả khi kết quả đã nằm trong dự đoán. Ngắn gọn thì không sao; lạnh lùng mới là thứ ứng viên nhớ. Một lời từ chối ngắn và cụ thể đọc lên tốt hơn một lời từ chối dài mà chung chung.

Trước: “Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định tiếp tục với những ứng viên khác có năng lực phù hợp hơn với nhu cầu hiện tại của chúng tôi tại thời điểm này.”

Sau: “Chúng tôi đã quyết định chọn một ứng viên khác cho vị trí này. Kinh nghiệm của bạn trong dự án chuyển đổi nền tảng thật sự ấn tượng, và chúng tôi rất mong được liên hệ lại khi có vị trí phù hợp.”

Chế độ Chuyên nghiệp giúp giữ giọng văn phù hợp mà không trôi vào lối nói công ty mơ hồ vốn khiến thư từ chối trở nên vô cảm.

Lưu khuôn tiếp cận của bạn thành một chế độ tùy chỉnh

Phần lớn nhà tuyển dụng đã có sẵn một cấu trúc tin nhắn hiệu quả: một chi tiết mở đầu, một đoạn ngắn giới thiệu vị trí, và một lời mời nhẹ nhàng. Thay vì viết lại cấu trúc đó cho từng ứng viên, một chế độ viết tùy chỉnh có thể giữ nó dưới dạng một chỉ dẫn dùng lại được. Bạn gõ tên ứng viên và một chi tiết cụ thể, áp chế độ, và tin nhắn trở về đúng cấu trúc chuẩn của bạn. Cách này hữu ích khi tiếp cận số lượng lớn, nơi cả sự nhất quán lẫn tốc độ đều quan trọng; gói miễn phí hỗ trợ tối đa 5 chế độ tùy chỉnh cùng lúc.

Danh sách kiểm tra nhanh trước khi gửi

• Tin nhắn có gọi tên điều gì đó cụ thể về ứng viên này không?
• Lời đề nghị có rõ ràng, không bị chôn dưới phần mô tả công ty, không?
• Nếu đây là thư từ chối, nó có nghe như do một con người viết không?
• Bạn có thấy thoải mái nếu ứng viên chia sẻ công khai tin nhắn này không?

QKeyboard hoạt động như một bàn phím ngay trong LinkedIn, email và các công cụ nhắn tin trong hệ thống tuyển dụng của bạn trên iPhone, nên tin nhắn tiếp cận có thể được viết lại tại chỗ mà không cần sao chép đi nơi khác. Xem bảng giá để biết giới hạn của bản miễn phí so với QKeyboard Pro.