Cách viết email bán hàng không nghe như mẫu có sẵn

Khách hàng tiềm năng nhận ra một email trộn thư hàng loạt ngay từ câu đầu tiên. Dấu hiệu hiếm khi nằm ở chỗ điền tên, mà nằm ở cấu trúc: một câu mở chung chung, một danh sách tính năng, và một câu kết có thể gửi cho bất kỳ ai. Cách khắc phục không phải là viết mọi email từ con số không, mà là viết lại đúng những phần khiến email nghe như sao chép.

Câu mở quyết định phần còn lại có được đọc hay không

Một câu mô tả công ty bạn trước khi nói bất cứ điều gì về người nhận sẽ đọc lên như một mẫu có sẵn. Gọi tên một điều gì đó cụ thể về tình huống của họ, dù ngắn thôi, cũng phát tín hiệu rằng đây là email thật.

Trước: “Tôi là Alex và tôi làm việc với những công ty như của anh/chị để giúp cải thiện quy trình bán hàng bằng nền tảng của chúng tôi.”

Sau: “Tôi thấy bên anh/chị vừa mở tuyển vị trí SDR, thường có nghĩa là lượng tiếp cận sắp tăng mạnh. Đó đúng là bài toán bên tôi hỗ trợ.”

Bạn không cần bàn phím AI mới nhận ra một câu mở rập khuôn, nhưng việc viết lại một ghi chú thô thành một câu gọn gàng giữa lúc đang chạy nước rút tìm khách chính là chỗ QKeyboard tiết kiệm thời gian. Hãy gõ ra chi tiết cụ thể, rồi để phần viết lại lo ngữ pháp và mạch văn.

Rút phần chào hàng xuống còn một ý

Một lỗi thường gặp trong email tiếp cận là cố nhồi mọi tính năng vào tin nhắn đầu tiên. Một ý rõ ràng, nói ngắn gọn, hiệu quả hơn hẳn một bản tóm tắt cả sản phẩm. Chế độ Ngắn gọn được làm đúng cho việc này: dán vào một bản nháp dài và nhận về cùng thông điệp mà không còn phần độn.

Trước: “Chúng tôi cung cấp một nền tảng toàn diện bao gồm đặt lịch, email theo sát tự động, bảng phân tích và tích hợp với hầu hết các CRM lớn, nhờ đó đội của anh/chị tiết kiệm thời gian trong cả chu trình bán hàng.”

Sau: “Chúng tôi tự động hóa những email theo sát mà nhân viên hay quên gửi — chỗ mà các thương vụ thường im tiếng.”

Email theo sát không nên xin lỗi vì đã tồn tại

Email thứ hai hoặc thứ ba thường mở đầu bằng “chỉ xin theo sát chút” hay “xin lỗi lại làm phiền anh/chị”, làm yếu thông điệp ngay trước khi nó bắt đầu. Chế độ Thẳng thắn gỡ bỏ lối rào đón đó và đi thẳng vào việc, đọc lên tự tin hơn chứ không hung hăng hơn.

Trước: “Chào anh/chị lần nữa, chỉ muốn theo sát email trước phòng khi nó bị trôi, nếu giờ chưa tiện thì cũng không sao đâu ạ.”

Sau: “Tôi theo sát email bên dưới. Nếu giai đoạn lập kế hoạch quý 3 chưa phải lúc phù hợp, anh/chị cho tôi biết và tôi sẽ liên hệ lại sau.”

Lưu cấu trúc tốt nhất của bạn thành khuôn mà vẫn nghe cá nhân

Những người bán hàng giỏi dần hình thành một cấu trúc hiệu quả: một câu mở cụ thể, một ý, và một lời đề nghị nhẹ nhàng. Thay vì viết ra cấu trúc đó cho từng khách hàng, một chế độ viết tùy chỉnh có thể giữ phần chỉ dẫn một lần, để bạn chỉ phải gõ những chi tiết thật sự khác nhau giữa các email. Gói miễn phí hỗ trợ tối đa 5 chế độ tùy chỉnh đang hoạt động, đủ để giữ riêng cho tiếp cận khách mới, theo sát và xin giới thiệu.

Một danh sách kiểm tra ngắn trước khi bấm gửi

• Câu đầu có nhắc tới điều gì đó riêng của người nhận này không?
• Có đúng một ý, chứ không phải bản tóm tắt cả sản phẩm, không?
• Bạn có gửi đúng email này cho một người bạn làm ở đó không?
• Email theo sát có tránh được việc xin lỗi vì đã gửi nó không?

QKeyboard chạy ngay trong ứng dụng email của bạn dưới dạng bàn phím tùy chỉnh, nên việc viết lại diễn ra tại chỗ bạn đang gõ. Bản miễn phí cho 20 lần viết lại mỗi ngày, hoặc 100 lần mỗi ngày với khóa API riêng; xem bảng giá để biết về QKeyboard Pro.