Cách diễn đạt lại một câu: 7 cách làm văn bản rõ ràng hơn

Diễn đạt lại không chỉ là tìm một từ đồng nghĩa. Một câu có thể khó đọc vì động từ chính bị giấu đi, chủ thể không rõ, hoặc quá nhiều ý bị dồn vào cùng một chỗ. Bản diễn đạt lại tốt nhất giữ nguyên ý nghĩa và thay đổi con đường mà người đọc đi để hiểu nó.

Hãy dùng bảy kỹ thuật dưới đây khi một câu nghe lủng củng, mơ hồ, hoặc phức tạp hơn chính cái ý nằm sau nó.

1. Thay một động từ yếu

Những cụm như “đưa ra quyết định”, “cung cấp lời giải thích” hay “tiến hành xem xét” thường giấu một động từ ngắn hơn bên trong.

Trước: “Chúng ta cần đưa ra quyết định về ngày ra mắt.”

Sau: “Chúng ta cần chốt ngày ra mắt.”

Động từ mạnh làm câu ngắn hơn và thường tự tin hơn mà không đổi giọng văn.

2. Bỏ chữ thừa

“Em chỉ muốn”, “nhằm mục đích để” và “tại thời điểm hiện tại” là những chỗ nên bắt đầu. Hãy giữ một chút làm dịu khi mối quan hệ cần điều đó, nhưng đừng để chữ thừa che mất yêu cầu.

Trước: “Em chỉ muốn hỏi xem anh có thể xem qua giúp em không.”

Sau: “Anh xem qua giúp em nhé?”

3. Đưa chủ thể và hành động lên trước

Những mở đầu bị động hoặc vòng vo bắt người đọc phải chờ mới tới thông tin quan trọng. Hãy đưa người hoặc thứ đang thực hiện hành động lên gần đầu câu.

Trước: “Một tiến độ mới sẽ được nhóm chia sẻ vào ngày mai.”

Sau: “Ngày mai nhóm sẽ chia sẻ tiến độ mới.”

4. Làm cho tham chiếu thật cụ thể

Những từ như “nó”, “cái này”, “chỗ đó” rất dễ bị hiểu nhầm khi một tin nhắn có nhiều chủ đề. Hãy gọi tên tài liệu, quyết định hay bước tiếp theo.

Trước: “Bạn gửi nó trước bữa trưa được không?”

Sau: “Bạn gửi bản báo giá đã sửa trước bữa trưa được không?”

5. Tách hai ý ra

Nếu một câu chứa cả yêu cầu, lý do và hạn chót, có thể nó đang gánh quá nhiều. Hãy tách ra khi mỗi phần đều đáng được nhấn mạnh.

Trước: “Nhờ anh xem bản nháp hôm nay vì khách hàng cần câu trả lời vào ngày mai.”

Sau: “Nhờ anh xem bản nháp hôm nay. Khách hàng cần câu trả lời vào ngày mai.”

6. Chọn giọng văn hợp với mối quan hệ

Một câu rõ ràng vẫn có thể quá cộc hoặc quá trang trọng so với tình huống. Hãy quyết định xem người đọc cần sự thẳng thắn, sự ấm áp hay một cấu trúc chuyên nghiệp hơn. Chế độ Thẳng thắn và chế độ Thân thiện của QKeyboard là điểm khởi đầu hữu ích cho những điều chỉnh đó.

7. Đọc câu văn thành tiếng

Đọc to lên sẽ lộ ra những từ lặp, những đoạn vòng vo và những cụm bạn chẳng bao giờ nói. Nếu bạn hết hơi hoặc lạc mất ý, hãy thử một cấu trúc ngắn hơn. Chế độ Ngắn gọn có thể gợi ý một bản ngắn hơn, nhưng tai bạn mới là người quyết định cuối cùng.

Một danh sách kiểm tra khi diễn đạt lại

• Hành động chính có dễ tìm không?
• Người đọc có biết ai chịu trách nhiệm không?
• Các danh từ và tham chiếu đã đủ cụ thể chưa?
• Có bỏ được chữ thừa nào mà không mất đi sự ấm áp không?
• Câu văn có nghe giống người viết ra nó không?

Khi cần trợ giúp cho một câu khó, hãy chỉ chọn đúng câu đó và xin một bản viết lại rõ hơn. Rà soát một thay đổi có trọng tâm dễ hơn nhiều so với việc chấp nhận viết lại toàn bộ một đoạn mà bạn vốn đã ưng.