25 KI-Schreibprompts für Arbeitsnachrichten und E-Mails

Die besten KI-Schreibprompts für die Arbeit beschreiben genau, welche Aufgabe der Text erfüllen soll. “Mach das besser” kann fast alles bedeuten. Ein nützlicher Prompt sagt, was geändert und was beibehalten werden soll, wer den Text liest und was die lesende Person als Nächstes tun muss.

Sie können die folgenden 25 Prompts unverändert verwenden oder in eckigen Klammern eigene Details ergänzen. Bei sensiblen Aufgaben sollten Sie nur den Text übermitteln, den Sie ausdrücklich verarbeiten möchten, und jedes Ergebnis vor dem Senden prüfen.

Prompts für mehr Klarheit

1. Schreiben Sie diese Nachricht klarer um. Behalten Sie Bedeutung, Fakten und den gewünschten nächsten Schritt unverändert bei.
2. Machen Sie diesen Absatz leichter erfassbar. Verwenden Sie kurze Sätze und entfernen Sie Wiederholungen.
3. Formulieren Sie diesen Satz in einfacher Sprache für eine lesende Person um, die den Projektkontext nicht kennt.
4. Finden Sie die wichtigste Bitte in diesem Entwurf und schreiben Sie die Nachricht so um, dass die Bitte in den ersten beiden Sätzen klar wird.
5. Prüfen Sie diese Nachricht auf vage Verweise wie Pronomen oder Wörter wie es, dies und das. Ersetzen Sie sie bei Bedarf durch konkrete Substantive.

Prompts für den Ton

1. Schreiben Sie diese E-Mail in einem professionellen, warmen und selbstbewussten Ton um. Lassen Sie sie nicht geschäftsmäßig oder distanziert klingen.
2. Machen Sie diese Antwort freundlicher, ohne Versprechen hinzuzufügen oder die Antwort zu verändern.
3. Formulieren Sie diese Nachricht direkter, aber respektvoll.
4. Mildern Sie den Ton dieses Satzes ab, ohne die Bitte abzuschwächen oder die Frist zu verbergen.
5. Schreiben Sie diese Notiz für eine Führungskraft um. Lassen Sie die Entscheidung, das Risiko und den nächsten Schritt sichtbar.

Prompts für E-Mails

1. Machen Sie aus diesen groben Notizen eine kurze Follow-up-E-Mail mit einer klaren Frage und einem konkreten nächsten Schritt.
2. Verfassen Sie eine höfliche E-Mail, in der Sie um eine überfällige Prüfung bitten. Nennen Sie das Dokument, die Auswirkungen der Verzögerung und ein angemessenes Datum.
3. Schreiben Sie diese E-Mail so um, dass der Empfänger antworten kann, ohne erst fragen zu müssen, was ich brauche.
4. Machen Sie aus diesem Absatz eine professionelle Einladung zu einer Besprechung mit klarem Zweck und drei Punkten auf der Tagesordnung.
5. Schreiben Sie nach einem hilfreichen Gespräch eine kurze Dankes-E-Mail. Nennen Sie ein konkretes Detail aus dem Gespräch.

Prompts für Besprechungen und Status-Updates

1. Machen Sie aus diesen Besprechungsnotizen Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortliche, Fristen und offene Fragen.
2. Schreiben Sie diese Zusammenfassung der Besprechung in neutralem Ton um. Entfernen Sie die Debatte und behalten Sie das vereinbarte Ergebnis.
3. Erstellen Sie aus diesen Projektnotizen ein dreizeiliges Status-Update: Fortschritt, Hindernis und nächster Schritt.
4. Finden Sie in diesem Transkript jede Aufgabe und formatieren Sie sie als verantwortliche Person, Aufgabe und Fälligkeitsdatum.
5. Fassen Sie diese Diskussion für ein Teammitglied zusammen, das die Besprechung verpasst hat. Nehmen Sie nur den zum Handeln nötigen Kontext auf.

Prompts zum Überarbeiten

1. Kürzen Sie diese Nachricht um etwa 25 Prozent. Bewahren Sie die Bitte, Frist, Namen, Zahlen und wichtigen Bedingungen.
2. Schreiben Sie diesen Entwurf um, ohne meine Stimme zu verändern. Behalten Sie die Ich-Perspektive bei und entfernen Sie nur ungelenke Wiederholungen.
3. Geben Sie mir drei Versionen dieses Satzes: knapp, professionell und freundlich.
4. Korrigieren Sie nur Grammatik und Rechtschreibung. Verändern Sie nicht Ton, Struktur oder Bedeutung.
5. Schreiben Sie diese Nachricht für eine vielbeschäftigte lesende Person um. Stellen Sie die Schlussfolgerung an den Anfang und setzen Sie die unterstützenden Details darunter.

So wird ein Arbeits-Prompt zuverlässiger

Ergänzen Sie die Details, die das Ergebnis verändern. Nennen Sie Zielgruppe, gewünschte Länge, Ton, Frist und Fakten, die sich nicht ändern dürfen. Zum Beispiel:

Schreiben Sie dieses Projekt-Update für eine vielbeschäftigte Führungskraft um. Begrenzen Sie es auf 80 Wörter. Behalten Sie den Starttermin, das aktuelle Risiko und die erforderliche Entscheidung bei. Verwenden Sie einen ruhigen, direkten Ton und erfinden Sie keinen Fortschritt.

Sie können einen häufig verwendeten Prompt in einen wiederverwendbareneigenen Schreibmodus umwandeln. Verwenden Sie Professionellfür den Feinschliff von Arbeitstexten, Knapp für kürzere Entwürfe oder Freundlich, wenn die Beziehung mehr Wärme braucht.

Ein Prompt ist keine Erlaubnis, die Prüfung zu überspringen

KI kann Formulierungen verbessern und trotzdem einen Namen, ein Datum oder eine Zusage falsch wiedergeben. Prüfen Sie die Fakten, achten Sie darauf, dass der Ton zur Beziehung passt, und bestätigen Sie, dass die endgültige Nachricht das sagt, wofür Sie einstehen möchten. Der Prompt startet die Überarbeitung; Sie entscheiden, was gesendet wird.