採用担当者が候補者へのメッセージを速く、温かく書く方法

採用活動は量が勝負です。1 つの求人でも数十件のアプローチメッセージになり、採用シーズンには数百件に達することがあります。候補者は、メッセージが自分のために書かれたものか、テンプレートから流用されたものかを 1 文で見抜きます。その第一印象は、求人内容そのものと同じくらい返信率に影響します。

毎回最初から書かずにアプローチをパーソナライズする

アプローチメッセージで個人的にする必要がある部分は、たいてい短いものです。候補者の経歴にある具体的な内容や、取り組んだプロジェクトなどです。それ以外の求人概要と依頼は、一貫させても問題ありません。具体的な内容を入力し、リライトツールにメッセージへ自然に組み込ませるほうが、毎回すべてを手作業で書くより速く済みます。

変更前: “こんにちは。プロフィールを拝見し、現在募集中のポジションに合いそうだと思いました。ご興味があればお知らせください。”

変更後: “プリヤさん、前職で決済画面のリニューアルを率いた実績に目が留まりました。似た課題に取り組むシニアプロダクトデザイナーを募集しています。よろしければ、短いお話の時間をいただき、詳しくお伝えできればうれしいです。”

短い下書きを フレンドリーモードでリライトすると、メッセージを長くせずに温かさを加えられます。候補者はアプローチメッセージをすばやく読むため、これは大切です。

候補者が会社を覚えているのは不採用メール

結果が予想されていた場合でも、書き方の悪い不採用通知は、候補者が採用プロセスについて抱く最も一般的な不満の 1 つです。短くするのは問題ありません。冷たくすることを候補者は覚えています。長くて一般的な文章より、短く具体的な不採用通知のほうがよく伝わります。

変更前: “慎重に検討した結果、現時点での当社のニーズにより近い資格を持つほかの候補者を次の選考へ進めることにしました。”

変更後: “このポジションでは、別の候補者を次の選考へ進めることにしました。プラットフォーム移行のご経験は本当に印象的でした。今後の求人で、ぜひ候補者として検討させてください。”

フォーマルモード を使うと、候補者への配慮を保ちながら、不採用通知を個人的でなくしてしまう曖昧な企業表現に流れず、適切なトーンに整えられます。

アプローチのテンプレートをカスタムモードとして保存する

多くの採用担当者には、すでに機能するメッセージの構成があります。冒頭の具体的な内容、求人の短い説明、相手に負担をかけない依頼です。候補者ごとにその構成を書き直す代わりに、 カスタムライティングモードに再利用できる指示として保存できます。候補者の名前と具体的な内容を 1 つ入力してモードを適用すれば、標準の構成でメッセージが返ってきます。これは一貫性と速さがどちらも重要な、大量のアプローチに便利です。無料プランでは有効なカスタムモードを一度に最大 5 つまで使えます。

アプローチを送る前の簡単なチェックリスト

• この候補者について、具体的な内容を何か書いていますか？
• 会社の説明に埋もれず、依頼が明確になっていますか？
• 不採用通知なら、人が書いたように聞こえますか？
• 候補者がこのメッセージを公開しても、問題ないと思えますか？

QKeyboard は iPhone の LinkedIn、メール、ATS のメッセージツール内でキーボードとして直接使えるため、別の場所へテキストをコピーせず、その場でアプローチをリライトできます。無料プランと QKeyboard Pro の上限については 料金をご覧ください。