Hoe recruiters sneller en warmer berichten aan kandidaten schrijven

Recruitment draait om aantallen. Eén openstaande functie kan tientallen benaderingsberichten betekenen en een wervingsseizoen kan er honderden opleveren. Kandidaten merken binnen één zin of een bericht voor hen is geschreven of uit een sjabloon komt. Die eerste indruk beïnvloedt het responspercentage net zo sterk als de functie zelf.

Benaderingen personaliseren zonder telkens opnieuw te schrijven

Het persoonlijke deel van een benaderingsbericht is meestal kort: een specifiek detail uit de achtergrond van de kandidaat of een project waaraan die persoon heeft gewerkt. De rest van het bericht, de samenvatting van de functie en de vraag, kan hetzelfde blijven. Het specifieke detail typen en een herschrijftool het natuurlijk in het bericht laten verwerken is sneller dan telkens alles met de hand te schrijven.

Voor: “Hoi, ik kwam je profiel tegen en denk dat je goed zou kunnen passen bij een functie die we open hebben. Laat het weten als je interesse hebt.”

Na: “Hoi Priya, je werk aan de herinrichting van het afrekenproces in je vorige functie viel me op. We zoeken een senior productontwerper voor een vergelijkbaar probleem en ik vertel je graag meer als je open staat voor een kort gesprek.”

Een kort concept herschrijven in de modus Vriendelijk voegt meestal warmte toe zonder het bericht langer te maken. Dat is belangrijk wanneer kandidaten benaderingsberichten snel scannen.

Bij afwijzingsmails onthouden kandidaten het bedrijf

Een slecht geschreven afwijzing is een van de meest gehoorde klachten over het sollicitatieproces, ook wanneer de uitkomst te verwachten was. Kort zijn is prima; kil zijn blijft kandidaten bij. Een korte, specifieke afwijzing leest beter dan een lange, algemene tekst.

Voor: “Na zorgvuldige overweging hebben we besloten verder te gaan met andere kandidaten van wie de kwalificaties op dit moment beter aansluiten bij onze behoeften.”

Na: “We hebben besloten voor deze functie met een andere kandidaat verder te gaan. Je ervaring met de migratie van het platform maakte echt indruk en we houden je graag in gedachten voor toekomstige vacatures.”

De modus Professioneel kan hierbij helpen door de toon passend te houden zonder te vervallen in vage zakelijke formuleringen die afwijzingen onpersoonlijk maken.

Sla je benaderingssjabloon op als aangepaste modus

De meeste recruiters hebben al een berichtstructuur die werkt: een openingsdetail, een korte toelichting op de functie en een uitnodiging zonder druk. In plaats van die structuur voor elke kandidaat opnieuw te schrijven, kan een aangepaste schrijfmodus haar als herbruikbare instructie bewaren. Typ de naam van de kandidaat en één specifiek detail, pas de modus toe en het bericht komt terug in jouw vaste structuur. Dit is nuttig bij veel benaderingen waarbij zowel consistentie als snelheid belangrijk zijn. Het gratis abonnement ondersteunt maximaal 5 actieve aangepaste modi tegelijk.

Een snelle controle voordat je een kandidaat benadert

• Noemt het bericht iets specifieks over deze kandidaat?
• Is de vraag duidelijk, zonder dat die onder een bedrijfsbeschrijving verdwijnt?
• Klinkt een afwijzing alsof die door een persoon is geschreven?
• Zou je het prettig vinden als de kandidaat dit bericht openbaar deelt?

QKeyboard werkt als toetsenbord rechtstreeks in LinkedIn, e-mail en je berichtentools in je ATS op de iPhone. Daardoor kun je een benadering op dezelfde plek herschrijven zonder tekst ergens anders te kopiëren. Bekijk de prijzen voor de limieten van het gratis abonnement en QKeyboard Pro.