Serbest Çalışanlar İçin Müşteri İletişimi İpuçları (Yapay Zekâ Klavyesi Örnekleriyle)

Serbest çalışmak, çoğu zaman aynı öğleden sonra kendi proje yöneticiniz, muhasebeciniz ve destek masanız olmak demektir. Bu işlerin çoğu kısa yazılı mesajlarla yürür: üzerinde anlaşılanları netleştirmek, geciken bir faturanın peşine düşmek veya sözleşme kapsamı dışındaki bir isteği geri çevirmek. Bu mesajların hiçbirini yazmak zor değildir, ancak tonu her seferinde doğru tutturmak zamanla önem kazanır.

Şüpheci görünmeden kapsamı netleştirmek

Bir müşteri ilk anlaşmanın parçası olmayan bir şey istediğinde insanın aklına ya sessizce yapıp geçmek ya da savunmacı duyulacak şekilde itiraz etmek gelir. Daha açık bir yaklaşım, ilk kapsamı belirtip yeni istekle ilgili doğrudan bir soru sormaktır.

Önce: “Aslında başlangıçta konuştuğumuz şey bu değildi, o yüzden bunu araya sıkıştırabilir miyim emin değilim.”

Sonra: “İlk kapsam ana sayfa ile iki iç sayfayı içeriyordu. Blog şablonunun eklenmesi ilave iş olur. Bunun için bir fiyat teklifi göndermemi ister misiniz?”

Bunun gibi hızlı bir notu Profesyonel modda yeniden yazmak, mesajın suçlama gibi okunmadan olgusal ve müşterinin kolayca harekete geçebileceği bir hâle gelmesini sağlar.

Ödenmemiş faturayı takip etmek

Fatura takibi yazması rahatsız edici bir mesajdır; fazla yumuşak olmak mesajın görmezden gelinmesine, fazla sert olmak ise ilişkinin zarar görmesine yol açabilir. En iyi takip mesajı, durumu açıkça belirtir ve net bir sonraki adım sunar.

Önce: “Merhaba, birkaç hafta önce gönderdiğim faturaya bakma fırsatınız oldu mu diye merak ettim, hiç acelesi yok, sadece kontrol etmek istedim!”

Sonra: “114 numaralı faturanın vadesi ayın 12’siydi ve ödeme henüz ulaşmadı. Ödemeyi ne zaman bekleyebileceğimi teyit edebilir misiniz?”

Doğrudan mod, birçok serbest çalışanın haklı bir ödeme talebini olduğundan daha önemsiz göstermesine neden olan özür dileyen çerçeveyi ortadan kaldırdığı için burada özellikle kullanışlıdır.

Müşteriyi kaybetmeden kapsam genişlemesine hayır demek

Ek istekler nadiren kapsam genişlemesi etiketiyle gelir. Bir proje boyunca biriken “ufak iyilikler” ve küçük eklemeler olarak ortaya çıkarlar. Bunları kibarca ve tutarlı biçimde reddetmek, hem takvimi hem de verdiğiniz fiyatı korur. Kibarca nasıl hayır denir başlıklı yazı bunu daha ayrıntılı ele alıyor; kısa versiyonu şu: isteği kabul edin, sınırı belirtin ve bir alternatif sunun.

Önce: “Yani sanırım bunu araya sıkıştırmayı deneyebilirim ama devam eden diğer işlerle birlikte zor olacak.”

Sonra: “Bu işi mevcut takvime eklersem lansman tarihini ertelememiz gerekir. Bu proje bittikten sonra bunu ayrı bir devam projesi olarak kapsamlandırmaktan memnuniyet duyarım.”

En sık yazdığınız mesajları yeniden kullanın

Serbest çalışanların çoğu aynı birkaç mesaj türünü tekrar tekrar gönderir: proje başlangıçları, kapsam açıklamaları, fatura hatırlatmaları ve proje kapanışları. Özel yazma modu, bunlardan birinin tonunu ve yapısını bir kez kaydedip talimatları yeniden yazmadan her müşteri için kullanmanızı sağlar. QKeyboard’un ücretsiz planında en fazla 5 etkin özel mod bulunur; bu da çoğu serbest çalışanın düzenli mesaj türlerini karşılar.

Müşteri mesajları için kısa kontrol listesi

• Mesaj, duygudan önce durumu belirtiyor mu?
• Müşterinin yanıtlayabileceği belirli bir sonraki adım veya soru var mı?
• Müşteri bu mesajı başka birine iletse de uygun görünür mü?
• Makul bir istek için gereğinden fazla özür dilemekten kaçınıyor mu?

QKeyboard, e-posta, Slack ve mesajlaşma uygulamalarınızda iOS klavyesi olarak çalıştığı için müşteri mesajını uygulamalar arasında geçiş yapmadan, yazdığınız her yerde yeniden yazabilirsiniz. Ücretsiz ve Pro sınırlarını görmek için fiyatlandırmaya göz atın.