Outlook Uygulamasında Baştan Yazmadan Daha Profesyonel Görünmek

Outlook, kurumsal e-postaların gerçekten yazıldığı yerlerin başında gelir. Bu e-postaların çoğu toplantılar arasında, dikkatlice taslak hazırlamaya vakit olmadan telefonda yazılır. Sonuç genellikle yanlış bilgi değildir; eksik bağlam, net olmayan bir istek veya niyet edilenden daha keskin bir tonla aceleyle aktarılmış bilgidir.

Bir e-posta ters göründüğünde ilk akla gelen onu silip baştan yazmaktır. Oysa bu gerekenden daha yavaştır. Aceleyle yazılan e-postaların içeriği çoğunlukla zaten doğrudur; yalnızca yapı ve tonun düzeltilmesi gerekir. Bu bir yeniden yazma sorunudur, sıfırdan yazma sorunu değil.

Aceleyle yazılmış bir Outlook e-postası nasıl görünür?

Aceleyle yazılan e-postalar isteği metnin içine gömer, fikirler arasındaki geçişleri atlar ve bir talebin emir gibi değil gerçekten talep gibi duyulmasını sağlayan yumuşatıcı dili düşürür.

Önce: “rapor bugün lazım. ayrıca 3. çeyrek rakamları da eksik. ikisini de acilen gönder.”

Sonra: “Raporu gün sonuna kadar gönderebilir misiniz? Ayrıca 3. çeyrek rakamlarının eksik olduğunu fark ettim; lütfen onları da ekleyin. Daha fazla zamana ihtiyacınız olursa haber verin.”

Her iki sürüm de aynı iki şeyi istiyor. Yalnızca biri emir yerine makul bir istek gibi okunuyor.

Outlook’un içinde satır içi yeniden yazma

QKeyboard, Mail veya Gmail’de çalıştığı gibi Outlook uygulamasının içinde satır içi çalışan özel bir iOS klavyesidir. Taslağınızı normal biçimde yazın, düzeltmek istediğiniz metni seçin ve yeniden yazmak için dokunun. Sonuç aynı yazma penceresinde taslağınızın yerini alır; böylece e-postanızı ayrı bir yapay zekâ aracına aktarıp sonucu geri yapıştırmanız gerekmez. Bu iş akışı Outlook’un mobil yazma görünümünde özellikle kullanışsızdır.

Yeniden yazmayı incelerken özgün ileti dizisini görebildiğiniz için yeni ifadenin konuşmanın geri kalanına uyup uymadığını kolayca kontrol edebilirsiniz. Bu, özellikle ani bir ton değişiminin öne çıktığı uzun e-posta zincirlerinde önemlidir.

İş e-postaları için ton hazır ayarlarını eşleştirmek

Outlook çok çeşitli iş bağlamlarında kullanılır ve QKeyboard’un yazma modları en yaygın durumları kapsar:

• İstemciler, dış iş ortakları ve başkasına iletilme ihtimali olan her şey için varsayılan iş tonu olarak Profesyonel mod.
• Tüm hikâyeye değil özete ihtiyaç duyan yöneticilere gönderilen durum raporları ve güncellemeleri için Kısa ve öz mod.
• Önceliğin paniğe kapılmış görünmeden anlaşılması gereken son tarih odaklı istekler için Acil mod.
• Bir isteğe itiraz etmek, toplantıya hayır demek veya önceki bir e-postadaki hatayı düzeltmek için Doğrudan mod.

Birçok şirketin belirli kapanış ifadeleri ve tercih edilen resmiyet düzeyi gibi kendine özgü bir yazışma stili de vardır. Özel yazma modu bunu bir kez ayarlayıp bundan sonra her Outlook yanıtına uygulamanızı sağlar.

Hassas e-postalar için kendi anahtarınızı kullanın

Kuruluşunuz e-posta içeriğinin işlenmek üzere nereye gönderilebileceğine ilişkin politikalara sahipse QKeyboard, kendi API anahtarınızı kullanmayı destekler. Bu seçenek günlük ücretsiz yeniden yazma sınırınızı 20’den 100’e de çıkarır.

Bu yöntem neden baştan yazmaktan daha iyi?

Aceleyle yazılmış taslağı silip baştan başlamak, ne söyleyeceğinizi düşünmek için harcadığınız zamanı yok sayar. Yeniden yazma içeriği korur ve yalnızca aktarım biçimini düzeltir; genellikle asıl sorun da budur. Çok sayıda e-posta gönderen ekipler için QKeyboard Pro günlük yeniden yazma sınırını aylık $1.49 veya yıllık $9.99 karşılığında kaldırır. Bu, e-postaları elle yeniden yazarken kazanılan zaman düşünüldüğünde küçük bir maliyettir. Klavye aracı olmadan uygulayabileceğiniz ton ipuçları için ayrıca e-postalarda daha profesyonel görünme rehberimize göz atın.