Anlamını Kaybetmeden Mesaj Nasıl Kısaltılır

Kısa olmak otomatik olarak daha anlaşılır olmak demek değildir. Nedeni, son tarihi veya okuyucunun atması gereken adımı kaldırırsanız bir mesaj anlamını kaybedebilir. İyi ve kısa yazım, mesajı yararlı kılan bilgileri korurken sürtünmeyi azaltır.

Bir mesajı kısaltmanın en kolay yolu, kesmeye başlamadan önce düzenleme sonrasında nelerin mutlaka kalması gerektiğine karar vermektir.

Şu dört unsuru koruyun

• Amaç: Mesajı neden gönderiyorsunuz?
• İstek: Okuyucunun ne yapmasını istiyorsunuz?
• Bağlam: Nasıl yanıt vermeleri gerektiğini değiştiren hangi ayrıntı var?
• Zamanlama: Eylemin ne zaman gerçekleşmesi gerekiyor?

Geri kalan her şey sıkıştırılmaya adaydır. Bir cümle yalnızca amacı tekrarlıyor veya istek için özür diliyorsa önce onu kaldırın.

Bağlamı kesmeden önce tekrarları kaldırın

Uzun mesajlar çoğu zaman aynı noktayı üç farklı şekilde açıklar. En net sürümü bırakıp geri kalanını silin.

Önce: “Size ulaşıp kontrol etmek istedim; acaba teklifi inceleme fırsatınız oldu mu diye merak ediyordum.”

Sonra: “Teklifi inceleme fırsatınız oldu mu?”

Kısa sürüm amacı ve isteği korur. Önemli hiçbir şey kaybolmamıştır.

Her cümleye tek bir görev verin

Kısa bir mesajı taramak daha kolaydır; her cümlenin net bir rolü olmalıdır: bağlam, istek veya sonraki adım. Mesajda üç istek varsa bunları tek bir paragrafa zorla sığdırmak yerine madde işaretleri kullanın.

“Lütfen bütçeyi inceleyin, lansman tarihini doğrulayın ve notlarınızı cuma gününe kadar taslağa ekleyin.”

Bu cümle kısadır; çünkü üç eylemin son tarihi aynıdır. Sorumluları veya tarihleri farklıysa bir taahhüdün gözden kaçmaması için ayrı yazın.

İfadeleri doğrudan fiillerle değiştirin

• “bir tavsiyede bulunmak” yerine “tavsiye etmek.”
• “bir güncelleme sunmak” yerine “bizi güncellemek.”
• “bir sonuca varmak” yerine “sonuçlandırmak.”
• “şu anda” yerine “şimdi.”

Bu tür bir düzenleme, mesajı soğuklaştırmadan kısaltır. Mesajın daha sıcak olması gerekiyorsa birkaç katmanlı çekince yerine bilinçli olarak tek bir sıcak ifade ekleyin.

Kısa ve öz yeniden yazma modunu kullanın

QKeyboard’un Kısa ve öz yazma modu tam olarak bu iş için tasarlanmıştır. Düşüncenizi eksiksiz hâliyle yazın, araçtan anlamı ve gerekli ayrıntıları korumasını isteyin, ardından taslağı değiştirmeden önce kısa sürümü gözden geçirin. Çıktı gereğinden fazla şey keserse “yaklaşık yüzde 25 azalt” gibi net bir sınır vererek ikinci bir sürüm isteyin.

Kısaltılmış mesajı kontrol edin

1. Okuyucu ne istediğinizi anlayabiliyor mu?
2. İsimler, tarihler, sayılar ve koşullar hâlâ doğru mu?
3. Mesaj hâlâ saygılı bir tonda mı?
4. Okuyucu ek bir soru sormadan harekete geçebilir mi?

Kısalık, kelime sayısı rastgele bir hedefe ulaştığında değil, okuyucu noktaya daha hızlı ulaştığında başarılıdır. Sonraki adımı mümkün kılan ayrıntıyı koruyun.