Cách viết biên bản họp rõ ràng

Biên bản họp không phải bản gỡ băng. Nó là một ghi chép ngắn về những gì cả nhóm đã quyết, điều gì diễn ra tiếp theo, và ai phụ trách từng đầu việc. Một biên bản hữu ích giúp người vắng mặt hiểu được kết quả chỉ trong một hai phút.

Hãy viết khi cuộc thảo luận còn nóng, nhưng biên tập lại cho người đọc vốn cần các quyết định chứ không cần mọi chi tiết dẫn tới chúng.

Dùng cấu trúc đặt quyết định lên trước

Một biên bản họp rõ ràng thường gồm:

1. Chủ đề: Cuộc họp bàn về việc gì.
2. Quyết định: Những gì đã được thống nhất.
3. Đầu việc: Những gì cần làm tiếp theo.
4. Người phụ trách: Ai chịu trách nhiệm từng việc.
5. Thời hạn: Mỗi việc đến hạn khi nào.
6. Câu hỏi còn treo: Điều gì vẫn cần quyết.

Nếu chưa có quyết định nào, hãy nói thẳng ra. “Chưa chốt; anh Quân sẽ so sánh cả hai phương án trước thứ Sáu” hữu ích hơn nhiều so với việc làm ra vẻ cuộc họp đã đi đến kết luận.

Mẫu biên bản họp

Tiêu đề: Biên bản: [chủ đề cuộc họp] — [ngày]

Chào cả nhà,

Cảm ơn mọi người vì buổi trao đổi hôm nay. Dưới đây là tóm tắt nhanh các quyết định chính và những bước tiếp theo.

Quyết định

• [Quyết định thứ nhất]
• [Quyết định thứ hai]

Đầu việc

• [Người phụ trách] sẽ [việc cần làm] trước [ngày].
• [Người phụ trách] sẽ [việc cần làm] trước [ngày].

Câu hỏi còn treo

[Câu hỏi, người phụ trách và ngày cần có câu trả lời]

Tách quyết định khỏi phần thảo luận

Nhiều người ghi biên bản theo trình tự thời gian: đầu tiên anh A nói thế này, rồi chị B đề xuất thế kia, rồi cả nhóm chuyển sang việc khác. Cách đó bắt người đọc tự dựng lại kết quả. Hãy đặt quyết định lên trước, và chỉ đưa phần thảo luận vào khi nó giải thích một sự đánh đổi hoặc một ràng buộc về sau.

Làm cho đầu việc thật sự làm được

“Bộ phận marketing theo sát tiếp” không phải một đầu việc. “Chị Mai sẽ gửi bản email ra mắt đã chỉnh cho cả nhóm trước thứ Năm” mới là. Mỗi đầu việc nên có một người phụ trách, một động từ và một ngày hoặc một mốc kiểm tra rõ ràng.

• Yếu: “Xem lại luồng khởi tạo tài khoản.”
• Rõ: “Anh Sơn sẽ xem lại luồng khởi tạo tài khoản và liệt kê ba điểm vướng lớn nhất trước thứ Ba.”

Giữ giọng trung tính và hữu ích

Biên bản không nên quy trách nhiệm hay khơi lại một cuộc tranh luận. Hãy ghi kết quả bằng ngôn ngữ trung tính. Nếu một quyết định có điều kiện, hãy ghi kèm điều kiện. Nếu người phụ trách còn chưa chắc, hãy đánh dấu đó là câu hỏi còn treo thay vì trình bày như đã chốt.

Chế độ Chuyên nghiệp của QKeyboard có thể giúp biến ghi chú thô thành một bản có cấu trúc. Hãy dùng chế độ viết tùy chỉnh nếu nhóm bạn theo cùng một khuôn biên bản sau mỗi cuộc họp.

Rà soát độ chính xác lần cuối

• Các quyết định có được ghi đúng không?
• Mỗi đầu việc đã có người phụ trách chưa?
• Ngày tháng và tên riêng có đúng không?
• Người vắng mặt có hiểu được điều gì diễn ra tiếp theo không?

Một biên bản ngắn gọn tạo ra sự đồng thuận. Nó cho cả nhóm một phiên bản chung về kết quả và làm bước tiếp theo hiện rõ, trước khi cuộc trao đổi lạc mất trong hộp thư của mọi người.