Mẫu email theo sát lịch sự dùng trong công việc
Dùng những mẫu email theo sát lịch sự này sau khi chưa có hồi âm, sau một cuộc họp, một buổi phỏng vấn, một bản đề xuất hay một hóa đơn. Câu chữ rõ ràng mà không hối thúc.
Một email theo sát có nhiệm vụ đơn giản: đưa cuộc trao đổi trở lại tầm nhìn và làm cho bước tiếp theo trở nên dễ dàng. Những email theo sát tốt nhất thì lịch sự vì chúng tôn trọng thời gian của người kia, nhưng cũng đủ cụ thể để người nhận biết chính xác bạn cần gì.
Hãy dùng các mẫu dưới đây làm điểm khởi đầu. Thay phần trong ngoặc bằng bối cảnh thật, rồi bỏ mọi câu không giúp người đọc phản hồi.
Một cấu trúc theo sát đơn giản
- Nhắc người đọc bạn đang theo sát chuyện gì.
- Nêu quyết định, chi tiết hoặc hành động bạn cần.
- Đưa ra một hạn chót hữu ích hoặc một bước tiếp theo dễ làm.
- Kết bằng một lời cảm ơn ngắn, tự nhiên.
Đừng xin lỗi vì đã theo sát, trừ khi bạn thật sự gây bất tiện. “Chỉ hỏi thăm chút” nghe thân thiện, nhưng kém hữu ích hơn việc gọi tên đúng thứ bạn đang hỏi.
1. Theo sát khi chưa có hồi âm
Chào [Tên], em theo sát về [tài liệu/yêu cầu] em gửi hôm [ngày]. Anh cho em biết [câu hỏi cụ thể] trước [ngày] được không ạ? Em sẵn sàng gửi lại bất cứ thứ gì anh cần. Cảm ơn anh, [Tên bạn]
Bản này thẳng thắn mà không hàm ý người nhận đã làm sai điều gì. Nó cũng cho họ một cách phản hồi rõ ràng.
2. Theo sát sau cuộc họp
Chào [Tên], cảm ơn anh đã trao đổi về [chủ đề] hôm nay. Em theo sát về quyết định liên quan tới [hạng mục]. Theo em hiểu thì [quyết định]. Anh xác nhận giúp em trước [ngày] nhé? Sau khi có xác nhận, em sẽ lo phần [bước tiếp theo].
Email theo sát sau họp mạnh nhất khi nó ghi lại quyết định, thay vì kể lại toàn bộ cuộc trò chuyện.
3. Theo sát một bản đề xuất
Chào [Tên], em muốn hỏi xem anh có câu hỏi nào về [bản đề xuất/dự án] không ạ. Nếu phạm vi công việc vẫn phù hợp, bên em có thể bắt đầu từ [ngày]. Một cuộc gọi ngắn trong tuần này có tiện cho anh không?
Hãy đề xuất một bước tiếp theo dễ thực hiện. Một câu hỏi cụ thể dễ trả lời hơn một lời đề nghị chung chung xin “ý kiến”.
4. Theo sát sau buổi phỏng vấn
Chào [Tên], một lần nữa cảm ơn anh/chị đã trao đổi với tôi về vị trí [vị trí]. Tôi rất thích được nghe về [chi tiết cụ thể]. Cuộc trò chuyện càng khiến tôi quan tâm hơn tới vai trò này, nhất là cơ hội [đóng góp liên quan]. Nếu cần thêm thông tin gì, anh/chị cứ cho tôi biết.
5. Theo sát một hóa đơn
Chào [Tên], tôi theo sát về hóa đơn [số] cho [dự án], đến hạn ngày [ngày]. Anh/chị xác nhận giúp tình trạng thanh toán, hoặc cho tôi biết nếu cần gửi lại hóa đơn nhé. Xin cảm ơn.
Với email theo sát thanh toán, hãy giữ đúng dữ kiện. Số hóa đơn, tên dự án và ngày đến hạn cho người nhận đủ thông tin để tra soát nhanh.
Làm sao để email theo sát nghe lịch sự
- Gọi tên người nhận và đặt tiêu đề cụ thể.
- Hỏi một câu chính thay vì liệt kê mọi băn khoăn.
- Đưa ra một phương án thay thế đơn giản nếu mốc thời gian cũ không còn hợp.
- Giữ giọng ấm áp, nhưng đừng chôn yêu cầu dưới những lời xin lỗi.
Nếu bạn đã có bản nháp, chế độ Chuyên nghiệp của QKeyboard có thể gọt lại cấu trúc, còn chế độ Thân thiện giúp làm mềm một tin nhắn nghe quá cộc. Luôn đối chiếu câu chữ cuối cùng với mối quan hệ và bối cảnh thật.
Khi nào nên gửi email theo sát lần hai?
Không có mốc thời gian chung cho mọi trường hợp. Hãy cân nhắc mức độ gấp, tốc độ phản hồi thường thấy của người nhận, và liệu bạn đã cung cấp đủ mọi thứ để họ hành động chưa. Nếu yêu cầu đang chặn một hạn chót, hãy nói rõ. Nếu không gấp, hãy chờ lâu hơn và viết lần hai ngắn hơn.
Viết hay hơn, ngay tại nơi bạn gõ
QKeyboard miễn phí để bắt đầu. Viết lại, sửa ngữ pháp và điều chỉnh giọng văn mà không cần rời ứng dụng.
Tải QKeyboard miễn phí