25 chỉ dẫn viết bằng AI cho tin nhắn và email công việc

Những chỉ dẫn viết bằng AI tốt nhất cho công việc đều nói rõ nhiệm vụ mà văn bản cần làm. “Làm cho hay hơn” có thể cho ra gần như bất cứ thứ gì. Một chỉ dẫn hữu ích nói rõ cần đổi gì, cần giữ gì, ai sẽ đọc, và người đọc cần làm gì tiếp theo.

Bạn có thể dùng nguyên 25 chỉ dẫn dưới đây hoặc thêm chi tiết riêng vào phần trong ngoặc. Với công việc nhạy cảm, chỉ gửi phần văn bản bạn chủ ý muốn xử lý và rà soát mọi kết quả trước khi gửi đi.

Chỉ dẫn cho sự rõ ràng

1. Viết lại tin nhắn này cho rõ ý. Giữ nguyên ý nghĩa, dữ kiện và bước tiếp theo được yêu cầu.
2. Làm đoạn này dễ lướt hơn. Dùng câu ngắn và bỏ phần lặp.
3. Viết lại câu này bằng lời lẽ giản dị cho người đọc chưa biết bối cảnh dự án.
4. Tìm yêu cầu chính trong bản nháp này và viết lại tin nhắn sao cho yêu cầu hiện rõ trong hai câu đầu.
5. Rà tin nhắn này để tìm những tham chiếu mơ hồ như “nó”, “cái này”, “chỗ đó”. Thay bằng danh từ cụ thể ở những chỗ cần.

Chỉ dẫn cho giọng văn

1. Viết lại email này với giọng chuyên nghiệp, ấm áp và tự tin. Đừng làm nó nghe sáo rỗng hay xa cách.
2. Làm câu trả lời này thân thiện hơn mà không thêm cam kết hay đổi nội dung trả lời.
3. Làm tin nhắn này thẳng thắn hơn nhưng vẫn tôn trọng.
4. Làm mềm giọng câu này mà không làm yếu yêu cầu hay giấu mất hạn chót.
5. Viết lại ghi chú này cho người đọc ở cấp lãnh đạo. Giữ rõ quyết định, rủi ro và bước tiếp theo.

Chỉ dẫn cho email

1. Biến những ghi chú thô này thành một email theo sát ngắn, có một câu hỏi rõ ràng và một bước tiếp theo cụ thể.
2. Soạn một email lịch sự nhắc về phần rà soát đã quá hạn. Nêu tên tài liệu, ảnh hưởng của việc chậm trễ và một mốc thời gian hợp lý.
3. Viết lại email này để người nhận trả lời được mà không phải hỏi lại tôi cần gì.
4. Biến đoạn này thành một lời mời họp chuyên nghiệp với mục đích rõ ràng và ba gạch đầu dòng nội dung.
5. Viết một email cảm ơn ngắn sau một cuộc trao đổi hữu ích. Nhắc một chi tiết cụ thể trong buổi nói chuyện.

Chỉ dẫn cho cuộc họp và cập nhật tiến độ

1. Biến các ghi chú họp này thành quyết định, đầu việc, người phụ trách, hạn chót và câu hỏi còn treo.
2. Viết lại biên bản họp này bằng giọng trung tính. Bỏ phần tranh luận và giữ lại kết quả đã thống nhất.
3. Tạo một bản cập nhật ba dòng từ những ghi chú dự án này: tiến độ, điểm nghẽn và bước tiếp theo.
4. Tìm mọi đầu việc trong bản ghi này và trình bày theo dạng người phụ trách, việc cần làm, hạn chót.
5. Tóm tắt cuộc thảo luận này cho một đồng nghiệp đã vắng mặt. Chỉ giữ phần bối cảnh cần để hành động.

Chỉ dẫn cho biên tập

1. Rút ngắn tin nhắn này khoảng 25 phần trăm. Giữ nguyên yêu cầu, hạn chót, tên riêng, con số và các điều kiện quan trọng.
2. Viết lại bản nháp này mà không đổi giọng văn của tôi. Giữ cách xưng hô ngôi thứ nhất và chỉ bỏ phần lặp lủng củng.
3. Cho tôi ba phiên bản của câu này: ngắn gọn, chuyên nghiệp và thân thiện.
4. Chỉ sửa ngữ pháp và chính tả. Đừng đổi giọng văn, cấu trúc hay ý nghĩa.
5. Viết lại tin nhắn này cho người đọc đang bận. Đặt kết luận lên đầu và để phần dẫn chứng ở dưới.

Làm sao để một chỉ dẫn công việc đáng tin hơn

Hãy thêm những chi tiết làm thay đổi câu trả lời. Nêu rõ người đọc, độ dài mong muốn, giọng văn, hạn chót và những dữ kiện không được thay đổi. Ví dụ:

Viết lại bản cập nhật dự án này cho một quản lý đang bận. Giữ dưới 80 chữ. Giữ nguyên ngày ra mắt, rủi ro hiện tại và quyết định cần có. Dùng giọng điềm tĩnh, thẳng thắn và đừng bịa ra tiến độ.

Bạn có thể biến một chỉ dẫn hay dùng thành một chế độ viết tùy chỉnh để dùng lại. Dùng Chuyên nghiệp để gọt cho công việc, Ngắn gọn cho bản nháp cần ngắn hơn, hoặc Thân thiện khi mối quan hệ cần thêm sự ấm áp.

Có chỉ dẫn không có nghĩa là bỏ qua khâu rà soát

AI có thể làm câu chữ hay hơn nhưng vẫn ghi sai một cái tên, một ngày hay một cam kết. Hãy kiểm tra dữ kiện, bảo đảm giọng văn hợp với mối quan hệ, và xác nhận rằng tin nhắn cuối cùng nói đúng điều bạn sẵn sàng đứng sau. Chỉ dẫn khởi động phần biên tập; nút gửi là của bạn.